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勤怠データの集計と給与計算
勤怠データから給与計算を自動化する。
解決したい障害・課題（ペイン）
勤怠データの集計および給与計算に関する状況
会社の稼働時間において毎日社員は、自分の出退勤時にタイムカードを押していく。
それら一人一人の時間を合計し、休憩時間を除き、残業時間を見極め、交通費や社会保険をそれぞれの規定に従って付帯していく。
また皆給与が一律というわけではなく、当然勤続年数や技能などにより、単価が違うため、賃金表に基づく正確な計算が必要である。
これが、毎月発生する勤怠データの集計および給与計算であるが、ひとたび馴れてしまえばさほどむずかしいことではない。
しかし、当然社員が増えれば増えるほどその手間は増えていくし、考えなければならない要素も増えていく。
さらに他にも様々な仕事をこなしていく中での一か月が経つのは非常に早い。
毎月発生するこの作業をいかに効率よく行えるかどうかで、この担当者の残業時間の削減や人員削減にもつながるので、
会社の長期的な利益などを考えた時に早急に取り組むべき課題であるとも言える。
RPA自動化による勤怠データの集計および給与計算にかかる手間を削減する
ただし、ＩＴ技術をすぐに取り入れたほうがよいと簡単に結論するべきものでもない。
手作業の場合と自動化した場合による作業時間や発生するコスト、ミスの発生の頻度などを算定して十分比較し、考慮するべきである。
とりわけ、長年その作業に携わってきた経験の深い担当者の働きは、機械の速さに勝るとも劣らないことが多いからである。
そして、機械化する場合は、初期の設備投資が必要であり、それを何年使えるのか、メンテナンスはどれほど必要かを考慮する必要もある。
以上の事柄を十分ふまえた上で、正確な勤怠データの集計および給与計算にかかる手間を削減するのに役立つと思えるのであれば、一刻も早く導入したい。
なぜなら、会社のメインの業務と比べると目立たない業務ではあるが、非常に大切で、しかも時間も神経もたくさん使わねばならず、
会社が機能していて、社員がいる限りなくなることのない重要な仕事だからである。是非一度時間を取って吟味し、早急に解決したい課題として提案したい。
RPAでの解決（ペインリリーバー・ゲインクリエイター）
RPAには、データインポート・集計機能が提供されており、その仕組みを利用することで高速な勤怠データの集計が実現できる。
また、RPAには、別シートマッチング機能が提供されており、賃金表とマッチングすることで正確な給与計算を実現できる。
実装
- 社員ごとに集計：タイムカードデータを取り込み、社員ごとに時間を集計する（定時間内外で分けて集計）
- 賃金表から今月の給与を計算：賃金表シートをもとに集計された時間から給与を計算する
効果（ゲイン）
|
手作業の場合 |
RPAで自動化した場合 |
| 作業時間 |
1社員あたり0.5時間。
100人の場合、50時間/月
|
1秒未満 |
| 発生するコスト |
10,000円/月
※時給2,000円想定
|
初期設定にかかる時間1時間*2,000円=2,000円 |
注意事項
事前に勤怠データを準備しておく必要がある。電子タイムカードから出力される勤怠データを取り込むことで、効率的かつ正確な 勤怠データを容易に取り込むことができる。
以下の各項目を別途集計・給与計算結果に反映する必要がある。
電子タイムカードは、ニッポー タイムレコーダー 計算機能付 カルコロ100を推奨する。
スマホアプリで勤怠管理を行うとさらに効果が期待できる。
アプリ対応の勤怠管理システムとは、従来使われていたタイムカードをアプリ化したものです。
従業員に支給されているスマートフォン、もしくは個人のスマートフォンに専用のアプリをダウンロードをすることで、出退勤の打刻、直行直帰申請、休暇申請、シフト提出など、勤怠管理に必要な業務ができるようになります。
紙管理やエクセル管理など、アナログな管理が主流だった管理業務は、長時間労働の是正や、生産性の向上が重要視される中で、急速的にシステム化している企業が増加しています。
特に、勤怠管理業務はアナログな管理をしている企業が多く、未打刻や残業時間の超過などのトラブルが発生することが多いので、従業員の打刻から給与計算までの一連の業務をシステム化できる勤怠管理システムが普及しています。
ICカードやPCブラウザでの打刻ができる勤怠管理システムも多くありますが、直行直帰時に正確な労働時間が把握できない、各種申請に時間がかかってしまうなど、タイムカードでの打刻と同じようなネックがありました。
そこで今注目を集めているのが、アプリ対応の勤怠管理システムです。アプリをタイムカードの代わりにすることで、従業員の打刻や各種申請がスマートフォンでできるようになるだけではなく、管理者の承認業務や、従業員の未打刻の確認などがスマートフォンのアプリからリアルタイムでおこなえるようになります。
スマホアプリを利用することによる追加効果
業務時間の削減、コストの削減につながる
タイムレコーダーや、タイムカードの維持にかかるランニングコストは規模の大きい会社であればあるほど馬鹿にはできません。また、従業員のタイムカードから勤怠データを集計し、給与計算などの管理業務を担当者が、エクセルなどに手入力で毎月おこなうとなると、その工数もはかりしれません。
タイムカードでの勤怠管理を、スマホアプリやタブレットアプリ対応のクラウド型勤怠管理システムに変えることで、タイムカードでの勤怠管理にかかっていたコストの削減につながるだけではなく、管理者の勤怠管理への工数を削減することができる用になり、人事担当者が本来取り組むべき業務に工数をかけることが可能になります。
適切な労働時間の管理ができる
タイムカードや手書きの出勤管理であれば、同僚に打刻をしてもらうなどの不正打刻へのリスクが高くなってしまいます。また、従業員の直行直帰時には正確な打刻ができずに正確な労働時間の把握ができません。さらに、従業員は直行直帰や有給休暇には申請書に内容を手書きで明記し、上長や管理者に承認をもらわなければならず、従業員の生産性を下げてしまいかねません。
アプリ対応の勤怠管理システムであれば自分のスマホが必須で、中にはGPS機能と連動をしているので、不正打刻を防ぐことができ、適切な労働時間を管理することができます。また複雑なワークフローもアプリ上で済ませることができるようになります。
業務効率のアップにつながる
タイムカードアプリを導入することによって、勤怠データなどの集計や、残業時間の計算にかけていた時間を短縮することができます。
タイムカードを利用した勤怠管理では、従業員の勤怠データを担当者がエクセルに打ち込むことが多かったかと思いますが、クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員がアプリを活用して打刻をするたびに、勤怠データがクラウド上に保管され、集計作業や残業時間の計算などが自動で行われるようになります。
従業員が多ければ多いほど、勤怠データの管理には時間がかかるので、アプリを活用した勤怠データの管理は時間短縮に繋がり、勤怠管理担当者の生産性の向上につなげることができます。
アプリから自身の労働時間の把握ができて、未然に残業時間の超過が防げる
アプリ対応のクラウド型勤怠管理システムでは、勤務時間や残業時間を正確に記録して計算をしてくれるので、残業時間を正確に出すことができます。
従業員は勤怠管理アプリから、自分の総労働時間や、累積の残業時間を把握することができるので、会社ごとに定められている上限の残業時間を上回らないように、セルフマネジメントをすることが可能になります。またセルフマネジメントのみならず、残業時間が上限に達しそうな場合、システムから従業員や管理者に対してアラートを出すこともできるので、未然に残業時間の超過を防ぐこともできます。
もちろん、管理者もリアルタイムで従業員の勤怠データを把握することもできます。自動的にシステム上に勤怠データを蓄積することが可能になることから、毎月の給与計算などの業務にかけている工数を削減することも可能になります。
アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際の注意点
業務形態に合ったシステムかどうかを見極める
タイムカードでの打刻では、従業員が会社に出社をしない限り打刻をすることはできませんでしたが、アプリ対応の勤怠管理システムから打刻をおこなうとすると、社外からの打刻ができてしまう可能性があります。
アプリ対応の勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能と連動した打刻をすることができるので、直行直帰が多い営業職の打刻や、自宅作業をおこなう従業員の打刻、社内からの打刻などと、システムから制限をおこなうことで、不正打刻などを防ぐことができます。
働き方が多様化してきていることもあるので、企業の働き方に合わせて勤怠管理システムを選ぶ必要があるでしょう。
各従業員のスマホにアプリ導入が必要かを考える
業務形態によっては、従業員のスマホアプリから打刻をしてもらう必要がないかもしれません。特に、飲食店やアパレルなど店舗経営が多い業界であれば直行直帰などの心配がないので、わざわざスマホにアプリをダウンロードする必要がない場合もあります。
クラウド型勤怠管理システムでは、スマホ専用アプリだけでなく、タブレット専用アプリでも打刻することができるので、店舗勤務の従業員が多い企業であれば、店舗に1台タブレットを設置するだけで、それぞれの打刻をすることができます。
しかし、アルバイトやパートが多い店舗では、学校行事やサークル、子供の行事などの都合で希望シフトを優先させる必要があります。管理者のシフト作成業務はアナログな管理であることが多いですが、シフト管理機能付きの勤怠管理システムであれば、従業員の希望シフトをアプリから提出することが可能になり、シフト作成まで自動でおこなってくれます。従業員とのシフト連携が複雑であればシフト管理機能付きの勤怠管理システムの導入を考えてみるのもいいかもしれません。
参考
勤怠データの集計と給与計算については、以下が参考となる。
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